DocumentsContrat client / organisation

Contrat client / organisation

Version du 4 novembre 2026. La relation entre Kotiza et une association, tontine, mutuelle ou coopérative qui utilise la plateforme.

1. Objet

Kotiza fournit à l'organisation des outils de gestion : membres, plans de cotisation, échéanciers automatiques, enregistrement des paiements, rappels SMS, rapports et reçus. L'organisation reste maîtresse de ses données et de sa vie interne.

2. Engagements de l'organisation

• fournir des informations exactes (nom du groupe, devise) et les mettre à jour ;
• recueillir le consentement de ses membres avant de les inscrire (numéros de téléphone, envoi de rappels SMS) et respecter la loi n°2017-20 sur la protection des données personnelles ;
• enregistrer fidèlement les paiements reçus — l'écriture dans Kotiza vaut écriture comptable du groupe ;
• utiliser la plateforme à des fins licites, conformément aux conditions générales d'utilisation.

3. Engagements de Kotiza

• maintenir le service disponible et le corriger au mieux, en informant des incidents significatifs ;
• isoler strictement les données de chaque organisation : aucune donnée d'un groupe n'est accessible à un autre ;
• ne jamais vendre ni louer les données ;
• conserver l'historique financier de façon traçable (aucune suppression physique des écritures).

4. Responsabilités

Kotiza est un moyen d'organisation : la responsabilité des cotisations, de leur recouvrement et de leur usage relève de l'organisation et de ses responsables. La plateforme ne garantit pas le recouvrement des cotisations ni la solvabilité des membres.

En cas d'import de membres depuis un fichier, l'organisation atteste disposer du droit d'utiliser les coordonnées importées.

5. Durée et fin

Le service est fourni à durée indéterminée. L'organisation peut demander la clôture de son espace : les comptes sont clôturés, les données exportables, et l'historique financier conservé sous forme traçable conformément à la politique de conservation des données.

En cas de manquement grave aux engagements (usage illicite, impayés persistants des coûts d'envoi SMS le cas échéant), l'éditeur peut suspendre l'espace, avec motif et possibilité pour l'organisation de récupérer ses données.

6. Droit applicable

Le présent contrat est régi par le droit béninois. Les réclamations suivent d'abord la procédure de réclamation de la plateforme.